Im Oktober 2024 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wichtige Leitlinien zur Umsetzung der elektronischen Rechnungspflicht, die seit Januar 2025 in Deutschland gilt. Diese E-Rechnungspflicht, die im Wachstumschancengesetz verankert ist, stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Obwohl bereits Übergangsregelungen in Kraft sind, ist es für Unternehmen entscheidend, sich frühzeitig auf die vollständige Umsetzung vorzubereiten.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Eine wichtige Entscheidung für Unternehmen ist die Wahl des richtigen E-Rechnungsformats. Die deutschen Richtlinien erlauben verschiedene Formate, solange diese der EN 16931-Normenreihe entsprechen:

• XRechnung: Ein rein strukturiertes Format, das für die maschinelle Verarbeitung konzipiert ist. Ideal für Unternehmen, die bereits hochgradig digitalisierte Prozesse haben.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format mit strukturiertem Datenteil und menschenlesbarem Teil. Besonders vorteilhaft für den Übergang von PDF zu vollständig strukturierten Formaten.
• Factur-X: Das französische Äquivalent zu ZUGFeRD; eignet sich für Unternehmen mit französischen Geschäftsbeziehungen.
• Peppol-BIS Billing: Empfehlenswert für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen, da es grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung unterstützt.
• EDI-Verfahren: Können unter bestimmten Bedingungen weiterhin genutzt werden, vor allem für Unternehmen, die bereits etablierte EDI-Prozesse haben.

Wie können E-Rechnungen übermittelt werden?

Die Flexibilität bei den Übermittlungswegen erleichtert Unternehmen den Einstieg:

• E-Mail: Die einfachste Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.
• Elektronische Schnittstellen: Ideal für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.
• Zentraler Speicherzugriff: Effizient für Unternehmensgruppen und Konzerne.
• Internetportale: Bieten Vorteile bei der Organisation und Nachverfolgung.
• Externe Dienstleister: Können den gesamten Prozess der E-Rechnungsstellung übernehmen.

Übergangsregelungen und Fristen im Blick behalten

Obwohl die E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025 gilt, bestehen wichtige Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung des Empfängers) verwenden.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.
• EDI-Verfahren, die nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, können ebenfalls noch bis Ende 2027 verwendet werden.

Wichtig: Trotz dieser Übergangsfristen für die Ausstellung müssen alle inländischen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Ausnahmen von der Pflicht kennen

Nicht alle Geschäftsvorfälle unterliegen der E-Rechnungspflicht. So sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) von der Pflicht ausgenommen, ebenso wie viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sowie Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, gilt die Pflicht nicht. Diese Ausnahmen ermöglichen es Unternehmen, ihre Ressourcen gezielt auf die relevanten Geschäftsbereiche zu konzentrieren und die Umstellung schrittweise anzugehen.

Lesbarkeit und Archivierung beachten

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD hat sich eine wichtige Änderung ergeben: Während früher bei Abweichungen zwischen dem strukturierten Datenteil und dem lesbaren Bildteil der Bildteil vorrangig war, ist nun der strukturierte Datenteil maßgebend.

Für die Archivierung gilt: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar acht Jahre lang aufbewahrt werden.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um den Übergang zur E-Rechnungspflicht erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen eine umfassende Strategie entwickeln. Zunächst empfiehlt sich eine gründliche Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsprozesse, um Anpassungsbedarf zu identifizieren. Anschließend ist die Auswahl einer passenden Softwarelösung entscheidend – bestehende Systeme müssen überprüft werden, ob sie E-Rechnungen im geforderten Format erstellen und empfangen können oder ob Investitionen notwendig sind.

Die Mitarbeiterschulung spielt ebenfalls eine zentrale Rolle für den Erfolg der Umstellung. Nur wenn Ihre Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und Formaten vertraut sind, kann die Implementierung reibungslos verlaufen. Parallel dazu sollten Unternehmen ihre Geschäftspartner frühzeitig über den geplanten Zeitplan zur E-Rechnungsumstellung informieren und eine schrittweise Einführung planen, beginnend mit ausgewählten Partnern.

Die Umstellung bietet zudem die Chance, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren – von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung. Eine gut durchdachte Compliance-Lösung stellt sicher, dass E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und korrekt archiviert werden. Für international tätige Unternehmen ist es zudem wichtig, auch die E-Rechnungsanforderungen in anderen Ländern zu berücksichtigen und gegebenenfalls eine Lösung zu wählen, die verschiedene internationale Standards unterstützt.

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst aufwändig erscheinen, bietet aber langfristig erhebliche Vorteile: reduzierte Prozesskosten, schnellere Zahlungseingänge, geringere Fehlerquoten und eine umweltfreundlichere Geschäftsabwicklung. Unternehmen, die die Umstellung frühzeitig und strategisch angehen, können diese Vorteile voll ausschöpfen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.